В связи с пандемией коронавируса, многие компании стали переводить своих сотрудников на удаленную работу. К счастью, в нашу эру информационных технологий сделать это гораздо проще. Например, важные совещания можно проводить и по видеосвязи вне зависимости от того, в какой точке планеты находится каждый из участников. Этим способом связи сейчас будут пользоваться многие, поэтому мы решили напомнить девять основных правил общения по видеозвонкам.
Выберете удобную для всех платформу
Десять признаков, что ваш шеф — слабый руководитель
Увы, у видеоконференций есть один существенный недостаток — технические проблемы, которые время от времени возникают у кого-нибудь из участников. Например, кто-то не может установить нужную программу, а у кого-то постоянно «вылетает» микрофон или камера.
Чтобы этого не произошло, нужно заранее договориться о том, каким именно сервисом будут пользоваться все сотрудники компании. И выбор здесь вовсе не ограничивается привычным всем Skype. Существует масса аналогичных и более адаптированных площадок: Zoom, Discord, Google Hangouts Meet и многие другие. Протестируйте каждый и выберете наиболее удобный для вас.
Проверьте сервис на наличие технических перебоев
Переходя на онлайн-режим работы, мало просто скачать необходимую программу для видеозвонков. Важно заранее ее настроить, чтобы не тратить время коллег во время самой конференции.
Советуем заранее ознакомиться с интерфейсом и функциями программы, а также проверить микрофон и камеру. А для регистрации своего аккаунта рекомендуем использовать имя, фамилию и должность, а не псевдонимы. Так коллегам будет проще понять, с кем именно они разговаривают.
Выберете подходящий фон
Согласитесь, будет немного неловко, если во время видеозвонка ваши коллеги увидят на фоне кучу одежды или гору грязной посуды? Чтобы избежать таких моментов, нужно подготовиться к конференции заранее. Уберитесь дома, чтобы не смущать участников общения и самому не сгореть от стыда. Если же на уборку совсем нет сил, то некоторые платформы (например, Zoom) имеют функцию искусственного фона. То есть, вы можете выбрать любую картинку и поставить ее на фон, скрыв интерьер своей квартиры. Очень удобно!
Оденьтесь в деловой наряд
Общение по видеосвязи вовсе не означает, что вы можете выглядеть по-домашнему. Ведь на реальное совещание в офисе вы не приходите в пижаме и халате. Вот и здесь также — стоит соблюдать рабочий дресс-код.
Наденьте привычный для вас «верх» в деловом стиле, а «низ» можете оставить домашним — так вы будете выглядеть серьезно, но е лишите себя домашнего комфорта.
Договоритесь с семьей, чтобы вам не мешали
Не у всех есть возможность уединиться в отдельной комнате, чтобы не смущать коллег криками и шумом домочадцев. К счастью, с семьей можно договориться, чтобы на время вашего рабочего видеозвонка они отложили все шумные дела и не мельтешили перед монитором.
Включайте микрофон, только когда говорите
Это одно из основополагающих правил общения по видеоконференции с большим количеством участников. Если каждый будет оставлять микрофоны включенными, то ваше общение превратиться в вакханалию посторонних звуков и шумов — лай чьей-то собаки, клацанье пальцев по клавиатуре, шуршание документами, кашель и т. д.
Давайте коллегам время ответить
Иногда в видеосвязи бывают задержки звука или картинки. Это происходит, если Сеть перегружена, или если человек работает с другой точки Земли. Поэтому, задавая вопросы или ожидая комментария, подождите несколько секунд, чтобы ваше обращение дошло до коллег, а их ответ — до вас.
Поддерживайте зрительный контакт
Во время любого разговора самое важное — это зрительный контакт. Общение онлайн — не исключение. Лучше всего сесть по отношению к камере таким образом, чтобы ваше лицо находилось посередине окошка. А взгляд следует устремлять на камеру — так будет создаваться впечатление, что вы смотрите коллегам прямо в глаза.
Назначьте ответственного за видеоконференцию
По большому счету, видеообщение — это то же самое, что и общение в реальности. И правила здесь должны действовать те же: не опаздывать, не перебивать других, не отклоняться от темы, не отмалчиваться и т. д. Увы, почему-то именно во время видеосвязи многие забывают о правилах приличия и нарушают эти незыблемые законы. Поэтому имеет смысл заранее назначить модератора конференции, который будет следить за порядком.
Ранее мы рассказывали шесть полезных лайфхаков, которые помогут вам научиться работать из дома.
По материалам the-village.ru.
Фото: pixabay
